Zezwolenie na pracę wydawane jest przez wojewodę na wniosek pracodawcy. Cudzoziemiec musi sam ubiegać się o tytuł pobytowy, aby mógł wykonywać legalnie pracę w Polsce na podstawie zezwolenia na pracę (do 3 miesięcy jest możliwe wykonywania pracy w ramach ruchu bezwizowego, jeśli dla danego państwa wprowadzono takie rozwiązanie).

W przypadku podklas uznanych za sezonowe należy wystąpić o zezwolenie na pracę sezonową. Więcej na temat zezwolenia na pracę sezonową.

W zezwoleniu na pracę określony jest pracodawca, stanowisko lub rodzaj pracy wykonywanej przez cudzoziemca, najniższe wynagrodzenie, które może otrzymywać cudzoziemiec na danym
stanowisku, wymiar czasu pracy oraz okres ważności zezwolenia.

Zezwolenie na pracę nie jest wydawane, m.in. jeżeli: cudzoziemiec nie spełnia określonych wymogów, został ukarany za określone przestępstwa lub jeżeli jego dane osobowe zostały umieszczone w wykazie cudzoziemców, których pobyt na terytorium RP jest niepożądany.
 

Istnieje kilka rodzajów zezwoleń na pracę. Procedury i kryteria wydawania zezwoleń różnią się w zależności od typu zezwolenia.

Zezwolenie na prace cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego prace cudzoziemcowi:

Zezwolenie na pracę wydaje się jeżeli cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę, wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa niż wysokość wynagrodzenia pracowników wykonujących prace porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku oraz wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę zaś wymiar czasu pracy nie będzie niższy niż ¼ pełnego wymiaru czasu pracy i nie będzie wyższy niż pełny wymiar czasu pracy.

Zezwolenie wydawane jest na okres do 3 lat, jednak okres ten może być skrócony, według kryteriów określonych w lokalnych uregulowaniach, tj. wydawanych przez wojewodę tzw. kryteriach wojewódzkich. Ponadto zezwolenie wydaje się na czas określony, nie dłuższy niż 1 rok, jeżeli wniosek o zezwolenie na pracę jest złożony przez polski podmiot powierzający prace cudzoziemcowi prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż 1 rok lub czas pracy nie będzie przekraczał ½ pełnego wymiaru czasu pracy lub 20 godzin tygodniowo.

Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji

Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji wydaje się dla: członka zarządu osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub członka zarządu spółki kapitałowej w organizacji, osoby prowadzącej sprawy spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub reprezentującej taką spółkę lub prokurenta.

W celu zatrudnienia cudzoziemca jako członka zarządu, wnioskodawca musi wykazać poprzez odpowiednie dokumenty, że osiąga odpowiedni dochód (poziom rocznych dochodów powinien przekraczać 12-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia) oraz kreuje miejsca pracy (zatrudnia od co najmniej roku przynajmniej dwie osoby nie potrzebujące zezwolenia na pracę). Jeśli podmiot nie spełnia tych warunków, powinien wykazać posiadanie środków lub prowadzenie działań pozwalających na spełnienie ich w przyszłości – w szczególności przez prowadzenie działalności przyczyniającej się do wzrostu inwestycji, transferu technologii, wprowadzania korzystnych innowacji lub tworzenia miejsc pracy.

Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji nie jest wymagane, jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium RP przez okres nieprzekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy w związku z pełnieniem funkcji.

Zezwolenie na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej

Zezwolenie na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wydaje się, jeżeli cudzoziemiec jest zatrudniony przez podmiot zagraniczny, wykonuje pracę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dla tego podmiotu i będzie delegowany do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: w oddziale, zakładzie lub przedstawicielstwie podmiotu zagranicznego albo w podmiocie pozostającym z podmiotem zagranicznym w stosunku dominacji lub zależności, lub w stosunku powiązania w rozumieniu art. 4 § 1 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18 i 96); w celu wykonania przez podmiot zagraniczny usługi eksportowej lub w innym celu niż wskazany w pkt 1 i w innym celu niż świadczenie usług.

Pracownicy delegowani muszą mieć zapewnione warunki zatrudnienia nie gorsze niż określone w polskim ustawodawstwie pracy w sferach takich jak czas pracy, nadgodziny, płaca minimalna, BHP, prawa rodzicielskie itp.

Ponadto, obywatele państw trzecich delegowani do Polski powinni otrzymywać wynagrodzenie na poziomie nie niższym niż 70 procent średniej płacy w regionie, w którym pracy mają wykonywać pracę.

Pracodawca zagraniczny zobligowany jest do wyznaczenia przedstawiciela w Polsce, który gromadzi podstawowe dokumenty związane z zatrudnieniem, umożliwiające sprawdzenie, czy ww. warunki zostały spełnione (ewidencja czasu pracy, umowy, dowody płatności itp.).

Pracodawca może zawrzeć z cudzoziemcem zarówno umowę o pracę, jak i umowę cywilnoprawną (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło). Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej. 
Oferowana płaca na umowie o pracę nie może być niższa niż płaca minimalna (4.666,00 PLN brutto), a przy umowie zlecenie nie niższa niż minimalna stawka godzinowa (30,50 PLN brutto).
 

Pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca, ma obowiązek:

• sprawdzić (przed powierzeniem pracy!), czy cudzoziemiec posiada ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce, zrobić kopię tego dokumentu i przechowywać ją przez cały okres zatrudniania cudzoziemca. Dokumentem uprawniającym do pobytu na terytorium Polski może być ważna wiza lub zezwolenie pobytowe (i wydana na jego podstawie karta pobytu). Pracodawcom powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi przebywającemu bez ważnych dokumentów grożą dotkliwe sankcje. Przepisy specjalnej ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa gwarantują legalność pobytu obywatelom Ukrainy i ich małżonkom, którzy po rozpoczęciu rosyjskiej inwazji przybyli z Ukrainy do Polski;
• upewnić się, że tytuł pobytowy cudzoziemca uprawnia do podejmowania pracy na terytorium RP. Dokumenty takie, jak np. wiza turystyczna, tranzytowa, wydana w związku z korzystaniem z ochrony czasowej oraz wiza wydana w związku z przejazdem ze względów humanitarnych, interes państwa bądź zobowiązania międzynarodowe nie są odpowiednie do podejmowania pracy na terytorium RP;
• zawrzeć z cudzoziemcem umowę w formie pisemnej (niezależnie od rodzaju umowy), a wcześniej przedstawić cudzoziemcowi jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca. Rodzaj umowy powinien być dostosowany do charakteru pracy. Uwaga! Zawarcie umowy o dzieło nie może być sposobem na obejście przepisów kodeksu pracy czy zmniejszenie kosztów zatrudnienia cudzoziemca. Zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, kiedy powinna być zawarta umowa o pracę stanowi naruszenie przepisów prawa pracy i jest karane grzywną;
• poinformować cudzoziemca w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, o prawie wstępowania do związków zawodowych;
• przekazać organowi, który wydał zezwolenie/wpisał oświadczenie do ewidencji kopię zawartej umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy.

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca ma wobec niego takie same obowiązki jak wobec obywatela polskiego w zakresie:

• zapewnienia, określonego przepisami, minimalnego wynagrodzenia - jeżeli praca jest powierzana w ramach umowy o pracę lub umowy zlecenia (w przypadku mowy o pracę minimalne miesięczne wynagrodzenie dla pracy na cały etat wynosi 4.666,00 brutto, dla umów zlecenia 30,50 brutto na godzinę);
• zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz comiesięcznego terminowego odprowadzania do ZUS składek odpowiedniej wysokości; 
• wypełniania prawa podatkowego - np. obliczania, pobierania i wypłacania zaliczek na podatek dochodowy;
• przestrzegania przepisów Kodeksu Pracy - żaden pracownik, niezależnie od obywatelstwa, nie może być dyskryminowany w miejscu pracy!

Zezwolenie na pracę uprawnia do wykonywania pracy tylko na rzecz pracodawcy wskazanego w zezwoleniu. Aby wykonywać pracę u innego pracodawcy, nowy pracodawca musi wystąpić o wydanie nowego zezwolenia na pracę.

Zezwolenie na pracę w Polsce uprawnia do pracy tylko na terytorium Polski. Jeśli cudzoziemiec chce pracować w innym kraju, musi ubiegać się o zezwolenie w tym kraju.

Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca stanowi wykroczenie - cudzoziemcowi grozi grzywna nie niższa niż 1000 zł.